Checklist: zo maak je een sterk jaarplan interne communicatie voor het komend jaar
Een goed IC-jaarplan begint bij de koers van de organisatie
Een jaarplan voor interne communicatie is geen opsomming van losse activiteiten, maar een strategisch instrument. Het laat zien hoe jouw afdeling bijdraagt aan wat de organisatie wil bereiken: of dat nu gaat om cultuurverandering, beter leiderschap, hybride samenwerken of het versterken van betrokkenheid. Vandaar deze checklist jaarplan interne communicatie.
TL;DR In het kort
Een goed jaarplan interne communicatie begint niet bij middelen, maar bij strategie. In dit blog lees je hoe je in 8 stappen van organisatiekoers, via trends en teamcapaciteit, tot een concreet, onderbouwd jaarplan komt dat draagvlak heeft en richting geeft.
Het IC canvas en het jaarplan
De bijdrage van interne communicatie aan de organisatie wordt pas overtuigend als je communicatie-activiteiten koppelt aan de organisatiestrategie én baseert op een gedeeld denkkader. Het IC-canvas helpt daarbij. Dit canvas brengt de visie, doelen, thema’s en uitgangspunten voor interne communicatie overzichtelijk in kaart en vormt zo een stevig fundament voor je jaarplan.
In dit blog lees je in 8 stappen hoe je op basis van dat canvas tot een concreet en gedragen jaarplan komt: checklist jaarplan interne communicatie. Eén dat richting geeft, keuzes onderbouwt en de communicatie-inzet voor het komende jaar zichtbaar en meetbaar maakt.
Het verschil met lange termijn beleid interne communicatie
Een jaarplan interne communicatie is vooral operationeel en tactisch van aard: het vertaalt langetermijnkeuzes naar concrete doelen, acties en middelen voor één jaar. Het IC-canvas met lange termijnbeleid vormt juist het strategische fundament. Hieronder zie je welke onderdelen typisch in het IC-canvas thuishoren (en dus niet uitgebreid in het jaarplan hoeven), omdat ze al eerder zijn vastgesteld of een meerjarige horizon hebben.
| Onderdeel | Waarom in het IC-canvas (lange termijn) | Hoe verwerk je het dan wél in het jaarplan? |
|---|---|---|
| Visie op interne communicatie | Richtinggevend en organisatiebreed bepaald | Kort herhalen als uitgangspunt, niet herformuleren |
| Leidende principes | Strategisch gekozen uitgangspunten (zoals transparantie, dialoog, eigenaarschap) | Eventueel refereren bij het afwegen van keuzes |
| Strategische IC-doelen (3–5 jaar) | Kaders voor meerjarige impact (zoals cultuurverandering, reorganisatie) | Jaarplan bevat jaargerichte subdoelen die hieraan bijdragen maar ook concrete nieuwe acties die staan in het organisatie-jaarplan |
| Persona’s of doelgroepsegmentatie | Gebaseerd op structurele inzichten in interne publieksgroepen | In het jaarplan hergebruiken en eventueel actualiseren |
| Kernboodschap of veranderverhaal | Vormt de ruggengraat van alle communicatie-inspanningen (Het veranderverhaal hoort bij specifieke veranderthema’s) |
Alleen vertalen naar jaarlijkse thema’s of boodschappen |
| Rol van leidinggevenden en projectleiders in communicatie | Strategische afspraken over wie welke communicatierol heeft | In jaarplan vertalen naar acties of ondersteuning (bijv. toolkit, trainingen) |
| Accountability / governance | Langetermijnafspraken over wie verantwoordelijk is voor IC-beleid, afstemming en borging | Alleen benoemen als het direct relevant is voor jaaracties of planning |
Checklist jaarplan interne communicatie
1. Inventarisatie bedrijfsplannen komend jaar
Wat zijn de standaard communicatiemomenten die elk jaar terugkomen (denk aan familiedagen, publicatie jaarverslagen et cetera)? En voor de veranderingen: kijk naar het bedrijfsplan voor het komende jaar: op welke punten wordt de strategie van de organisatie bijgesteld? Welke belangrijke, bijzondere communicatiemomenten zitten eraan te komen? Welke projecten en programma’s op corporate niveau staan op de agenda? Laat ook je accountmanagers of collega communicatieadviseurs inventariseren bij je interne klanten welke grote projecten en programma’s er voor het komend jaar op de rit staan.
2. Trends Interne Communicatie
Maak een inventarisatie van belangrijke ontwikkelingen in de binnen- en buitenwereld, zoals AI, GenZ en de verschuivingen in hybride werken. Kijk hiervoor naar het trendrapport van Logeion of lees mijn blog over recente trends in interne communicatie. Vertaal deze trends naar de eigen visie op communicatie en de daarbij behorende kanaalstrategie.
3. SWOT
Maak een SWOT-analyse of IC-scan. Een SWOT-analyse brengt de interne sterktes en zwaktes van je communicatie in kaart, evenals externe kansen en bedreigingen die van invloed zijn op je interne communicatie. Benoem expliciet de doelen die je met interne communicatie wil bereiken. Maar bekijk hierbij ook de andere aspecten van het interne communicatiecanvas: van kanaalstrategie tot de rol van de afdeling. Het helpt je bij het bepalen van prioriteiten en keuzes in je jaarplan. Gebruik bij het opstellen van de SWOT-analyse input uit een medewerkersonderzoek, communicatie-audit of interviews om een goede startsituatie te beschrijven.
4. Actieoverzicht
Aan de hand van de inventarisatie van de bedrijfsplannen en de SWOT-analyse kunnen concrete acties van de afdeling worden benoemd. Geef dus expliciet aan:
- welke standaard communicatieactiviteiten plaats gaan vinden (van kwartaal updates tot de eindejaarsviering)
- welke thema’s of projecten expliciet om interne communicatie vragen (de hero’s)
- welke verbeter- of ontwikkelacties de afdeling communicatie in wil zetten om de kwaliteit van de interne communicatie te verbeteren. (bijvoorbeeld verbeteren intranet)
Ook die verbeteracties achter de schermen zullen tijd en geld kosten.
5. Bottom-up inventarisatie
Aan de hand van het actieoverzicht ontstaat een beeld van alle acties die het komende jaar op de planning staan. Hiermee kunnen medewerkers vervolgens hun eigen planning voor het komende jaar opstellen.
Reken je niet rijk, en reken niet alle beschikbare uren van medewerkers toe aan projecten. Er wordt ook vergaderd, gebrainstormd en er is tijd nodig voor het bijspijkeren van vakkennis. Geef ook aandacht aan de persoonlijke ontwikkelplannen van medewerkers (POP), waarbij medewerkers hun eigen leerwensen aangeven. Ook leren kost tijd. Zo kan een match worden opgesteld tussen de vragen uit de organisatie en de beschikbaarheid van medewerkers van de afdeling Interne Communicatie.
6. Bepaal de vast/flex-ratio
Hoeveel tijd reserveer je voor werk dat nu al is voorzien voor het komend jaar, (vast) en hoeveel capaciteit reserveer je voor onverwachte klussen (flex). Kijk daarbij naar je ervaringen van het afgelopen jaar. In veel organisaties is 25 tot 40% van het werk anders dan verwacht. Dat is lastig, maar die factor is wel mee te nemen in je planning.
7. Prioriteren activiteiten
Vaak wil je meer dan mogelijk is. Kijk daaropm goed welke activiteiten prioriteit hebben.
Aan de hand van de interne afspraken (wel of geen Service Level Agreements (SLA’s), bijvoorbeeld) wordt er tijd en budget beschikbaar gesteld voor de inzet van de afdeling op het gebied van IC. Die inzet wordt ook in grote lijnen in tijd uitgezet, zodat de beschikbare capaciteit slim over het jaar wordt verdeeld. Het liefst wordt per medewerker aangegeven hoeveel uur die aan welk project denkt te besteden. Hoe concreter acties uit het jaarplan uitgewerkt worden in concrete inzet van medewerkers, hoe beter het is. Alleen dan kom je erachter of de ambities ook realistisch zijn. Ook het type ondersteuning wordt aangegeven (senior advies, coaching, productie) en op welke punten interne klanten de communicatie zelf kunnen regelen.
Bij budgetten is het goed om alert te zijn wie het budget beheerd: gaat het van het communicatiebudget af, of heeft het programma of het project eigen communicatiebudget?
8. Meetbaar maken
Niet populair, maar wel belangrijk: maak de gewenste inzet en output van het komend jaar meetbaar. Formuleer zelf waar je als afdeling op afgerekend zou willen worden. Wat meet je eens per jaar, en welke informatie wil je maandelijks bijhouden in een dashboard om bij te kunnen sturen? Het formuleren van Key Performance Indicators (KPI’s) is een goede methode om scherp te krijgen waar het in het komend jaar om draait. Koppel de doelen van het jaar aan concreet meetbare gegevens. Het helpt in je discussie met je MT. MT’s denken vaak in cijfers en spreadsheets. Als je als afdeling die cijfers zelf aanlevert, heb je een voorsprong in de discussie.
Het invullen van het jaarplan vereist helderheid over de taak- en rolopvatting van de afdeling IC. Wat voor type afdeling is het, en wat doet de afdeling wel en niet. Centraal staat hierbij de vraag: ‘Wat is de toegevoegde waarde van de afdeling interne communicatie voor de organisatie?’
Meer weten over hoe je deze stappen vertaalt naar een logisch opgebouwd document? In dit blog lees je hoe je je jaarplan kunt structureren aan de hand van een praktische hoofdstukindeling, gebaseerd op het IC-canvas. Van uitgangspunten tot evaluatie — met handige tips per onderdeel.
Huib Koeleman
Het IC canvas wordt uitgebreid besproken in het boek Interne communicatie van Huib Koeleman
