Communicatie voor leiders: bouw een stevige toolkit

Om de leidinggevende te versterken in hun rol kan vanuit de afdeling communicatie dus veel ondersteuning worden geboden. Hier heb ik deze vormen nog eens op een rij gezet. Het is wat veel om alles te gebruiken, maar zie het als inspiratiebron: De leiderschapscommunicatie toolkit

TL;DR In het kort
Leidinggevenden zijn cruciaal in verandercommunicatie, maar kunnen die rol alleen goed vervullen als ze actief worden ondersteund. Dit blog zet vier krachtige communicatiesystemen op een rij die speciaal voor leidinggevenden zijn ontwikkeld: een leiderschapsportaal op intranet, een maandelijkse nieuwsbrief, alerts via MS Teams en een communicatiedashboard. Geen controle van bovenaf, maar concrete hulp op het juiste moment: een leiderschapscommunicatie toolkit Zo maak je van leiderschap een gedeelde verantwoordelijkheid – met communicatie als stevige partner.

1. Leiderschapsportaal op intranet (“Leiders in Beweging”)

Een afgeschermde of speciaal ingerichte plek op intranet, exclusief voor leidinggevenden, met:

Verandernieuws op maat: updates met achtergrondinformatie en context vóórdat het naar medewerkers gaat

Toolkit communicatie bij verandering: gesprekskaarten, praatplaten, Q&A’s, presentatiesjablonen, voorbeeldmails

Video’s en instructies: korte uitlegvideo’s (“Hoe voer je een moeilijk gesprek over deze verandering?”)

Peer stories: interviews of vlogs van collega-leidinggevenden over hoe zij omgaan met de verandering

Koppeling met HR-info: bv. over nieuwe roosters, functiewijzigingen of teamrollen

FAQ: mogelijkheid om vragen te stellen aan het veranderteam of communicatie via een “vraag de redactie”-knop.

Creëer hierbij ook een veilige, praktische community waar leidinggevenden elkaar vragen kunnen stellen of successen delen.

MS Teams-kanaal of Slack-community met moderatie door communicatieadviseur. Deel hier ook tips, artikelen, formats, podcasts etc.

2. Maandelijkse nieuwsbrief ‘Voor Teamleiders’

Een korte, krachtige update die speciaal is geschreven vanuit het perspectief van de leidinggevende, met o.a.:

📌 Wat verandert er deze maand?
💬 Wat vertel ik aan mijn team?
🧠 Wat moet ik zelf begrijpen of bespreken?
🔧 Hulpmiddel van de maand (bv. “Teamdialoogkaart”)
🗣️ Tips van collega-leidinggevenden (“Zo deed ik het in mijn team”)

Maak het scanbaar, met korte bullets, visuals en links naar intranetpagina’s. Super handig in een leiderschapscommunicatie toolkit

3. Pushberichten of alerts in MS Teams / Slack

Als je werkt met MS Teams of vergelijkbare tools en het strak aan wil sturen:

Pushbericht voor leidinggevenden: wanneer een belangrijk veranderbericht klaarstaat of actie vereist is.
“Check eerst hier” alert: als nieuws live gaat, krijgen leidinggevenden een seintje om zich voor te bereiden op vragen
Korte reminders: “Vergeet het veranderupdate-moment met je team volgende week niet – klik hier voor het format”

4. Digitaal dashboard voor communicatieve taken

Bijvoorbeeld in samenwerking met HR of performance tools:

Wat staat er op de planning? (bv. ‘Introductie nieuwe structuur in week 38’)

Wat moet ik bespreken? (automatisch gegenereerd op basis van actualiteiten)

Wat is al gedeeld / nog niet gedaan? (bv. afvinklijst teamgesprekken)

Belangrijk bij een leiderschapscommunicatie toolkit:

Exclusief maar niet elitair: het gaat niet om top-down controle, maar om voorbereiding en ondersteuning. Vóór hen, mét hen: betrek leidinggevenden bij het ontwerp van het portaal of de nieuwsbrief. Koppel het aan ritmes: bv. het maandelijkse leidersoverleg, kwartaalplan, of teamontwikkelingstrajecten.

Tot slot: leiderschap is een teamsport

Leidinggevenden zijn onmisbaar bij verandering – als vertaler, motivator en rolmodel. Maar dat lukt alleen als ze goed ondersteund worden. Niet alleen met beleid, maar met concrete verhalen, trainingen, formats en systemen: een leiderschapscommunicatie toolkit. Daar ligt een gedeelde taak voor HR en communicatie.

Huib Koeleman

Lees ook: Sterk communicatief leiderschap vraagt sterke ondersteuning

(