Checklist kantoorverhuizing

Een kantoorverhuizing is meer dan dozen inpakken en een nieuw adres doorgeven. Het is een verandering die invloed heeft op medewerkers, klanten en partners. Met deze checklist zorg je dat iedereen tijdig wordt meegenomen en de verhuizing soepel én positief verloopt.

Checklist

Planning en voorbereiding

☐ Communiceer de verhuisdatum en het waarom van de verhuizing (visie, voordelen).
☐ Benoem een communicatieverantwoordelijke of team.
☐ Stel een communicatieplanning op met mijlpalen en kanalen.

Medewerkers betrekken in de voorbereidingsfase

☐ Organiseer een kick-off bijeenkomst om medewerkers te informeren én ideeën op te halen.
☐ Vraag input via een enquête of poll: wat hebben collega’s nodig in het nieuwe pand (werkplekken, faciliteiten)?
☐ Stel een klankbordgroep of verhuisambassadeurs aan uit verschillende teams.
☐ Laat medewerkers meedenken over inrichting van werkplekken en gezamenlijke ruimtes.
☐ Deel regelmatig updates (bijv. foto’s van de bouw of inrichting) om nieuwsgierigheid en betrokkenheid te vergroten.
☐ Bied ruimte voor vragen en zorgen (Q&A-sessies, intranetpagina, verhuis-mailbox).
☐ Organiseer een proefbezoek of rondleiding zodat medewerkers het nieuwe pand alvast kunnen ervaren.

Interne communicatie

☐ Informeer medewerkers tijdig en regelmatig over voortgang en praktische zaken.
☐ Maak een plattegrond en deel die met medewerkers (nieuwe werkplekken, vergaderruimtes).
☐ Geef duidelijke verhuisinstructies: inpakken, labelen, deadlines.
☐ Plan momenten voor vragen en feedback (Q&A, intranetpagina, inloopspreekuur).
☐ Zorg voor een warm welkom op de eerste dag in het nieuwe pand.

Externe communicatie

☐ Breng klanten, leveranciers en partners tijdig op de hoogte van het nieuwe adres.
☐ Update adresgegevens op website, socials, e-mailhandtekeningen, visitekaartjes en drukwerk.
☐ Informeer pers of branchemedia indien relevant.
☐ Denk aan een originele verhuisboodschap (kaartje, video, social post).

IT en bereikbaarheid

☐ Communiceer eventuele tijdelijke verstoringen in bereikbaarheid (telefoon, e-mail).
☐ Zorg dat medewerkers weten hoe ze kunnen blijven werken tijdens de overgang.

Coördinatie met verhuisbedrijf

☐ Zorg voor duidelijke afspraken over wie wanneer aanspreekpunt is.
☐ Communiceer praktische instructies aan medewerkers over transportdag(en).

Nieuwe locatie

☐ Laat medewerkers weten welke voorzieningen beschikbaar zijn (parkeerplekken, fietsenstalling, koffiecorners).
☐ Organiseer een rondleiding of welkomstmoment in het nieuwe pand.
☐ Leg afspraken vast over gebruik van ruimtes en faciliteiten.

Na de verhuizing

☐ Bedank medewerkers voor hun inzet en flexibiliteit.
☐ Vier de opening met een event of informeel moment.
☐ Stuur een externe verhuisboodschap als afsluiter (“we zijn verhuisd!”).
☐ Verzamel feedback over het verhuisproces en communicatie om te leren voor de toekomst.