De 5 IC-rollen van een sterk communicatieteam (en hoe je ze inzet voor meer impact)
Goede interne communicatie faalt zelden op intentie, maar vaak op rolverwarring.
Wie is eigenlijk verantwoordelijk voor wat? Wanneer is de communicatieafdeling aan zet — en wanneer juist niet? In veel organisaties is het team Communicatie nog te veel uitvoerder, terwijl de echte communicatie vooral tussen collega’s en leidinggevenden plaatsvindt. Dat vraagt om een andere mindset én een andere verdeling van de interne communicatierollen.
In dit blog beschrijf ik vijf sleutelrollen voor het communicatieteam: van maker tot mogelijkmaker. Rollen die niet alleen de toegevoegde waarde van communicatie versterken, maar ook helpen om samenwerking, betrokkenheid en strategie echt te laten landen in de organisatie.
“Interne communicatie is te belangrijk om aan de communicatieafdeling over te laten”.
TL;DR in het kort
Interne communicatie is te belangrijk om volledig bij de communicatieafdeling neer te leggen. Maar wat is dan wél de rol van het team Communicatie? In dit blog worden vijf sleutelrollen beschreven:
- Producent – maakt content en organiseert communicatie
- Strateeg – ontwikkelt visie en verbindt communicatie aan organisatieverandering
- Coach – ondersteunt leidinggevenden en teams in communicatiegedrag
- Facilitator – stelt anderen in staat om zélf effectief te communiceren
- Monitor – signaleert wat er leeft en meet de impact van communicatie
Zo beweegt het communicatieteam van uitvoerder naar mogelijkmaker – en wordt communicatie echt van iedereen.
Interne communicatierollen van het Team Communicatie
Samenvattend zijn er vijf interne communicatierollen voor Team Communicatie te onderscheiden (zie figuur hieronder)
Producent
Een taak die vaak veel tijd inneemt, maar vaak ondergewaardeerd wordt, is die van producent. Team Communicatie kan communicatie tot leven brengen door te werken aan aansprekende content, variërend van berichten op intranet tot blogs, vlogs en praatplaten. Ook het organiseren van interne events hoort tot de productietaken. Sommige organisaties kiezen ervoor de productietaak helemaal uit te besteden. Daar zou ik geen voorstander van zijn, want dat zet je als Team Communicatie erg op afstand.
Let op: AI-tools zoals ChatGPT veranderen deze rol ingrijpend. Contentcreatie wordt sneller, maar vraagt ook om regie en ethisch bewustzijn.
Strateeg
Team Communicatie kan verschillende strategische rollen vervullen: van het ontwikkelen van communicatiestrategieën voor afzonderlijke (verander-)plannen tot het ontwikkelen van de eerder genoemde helicoptervisie met bijbehorende kanaalstrategie. Met name de rol van strateeg bij veranderplannen heeft een hoge vlucht genomen. Dat vraagt naast kennis van communicatie ook veel veranderkennis en inzicht in teamdynamica en organisatieantropologie. Een mooie ontwikkeling.
Coach
Iedereen communiceert, maar het kan vaak beter. Een goede strategie komt niet tot leven als de belangrijkste spelers niet weten hoe ze hun rol kunnen pakken. Vaak weten ze niet eens dat ze een rol hebben. Team Communicatie kan hen coachen. Door leidinggevenden te begeleiden in hun leiderschapscommunicatie. Vooral door hen te leren luisteren. Of met het begeleiden in storytelling. Daarnaast kunnen teams worden gecoacht hoe ze een veilige omgeving kunnen creëren waarin iedereen zich vrij voelt om mee te denken en mee te praten. Teamdynamica is daarbij belangrijk.
Met de doorbraak van de vele online samenwerkingstools kan Team Communicatie, samen met ICT helpen om deze hulpmiddelen goed te gebruiken. Met de nieuwe systemen kan soms zoveel, dat gebruikers door de bomen het bos niet meer zien en de moed opgeven.
Facilitator
Zorgen dat anderen kunnen communiceren. Een mooie rol, die best lastig is. Je moet daarbij loslaten en accepteren dat die ander het net anders gebruikt dan jij het had bedoeld. Toch past dat heel goed bij de nieuwe interne communicatiecultuur. Vooral de nieuwe generatie zal zelf willen communiceren. Discussies en kennisuitwisseling vraagt vaak wel om moderatie. Daar kan Team Communicatie in voorzien.
Het beschikbaar stellen van de juiste platformen en bijeenkomsten en het beschikbaar stellen van prompts, zodat iedereen content van kwaliteit aan kan leveren met behulp van AI past bij de rol van facilitator.
Monitor
Ik zou bijna MonitOOR schrijven. Als Team Communicatie is het belangrijk dat we weten wat er leeft in de organisatie. Beleidsmakers ontwikkelen soms beleid, zonder te weten waar behoefte aan is. Pas als het beleid ‘klaar’ is, denkt men na over het invoeren of ‘uitrollen’ van dat beleid. Wij kunnen niet alleen helpen door als strateeg erop te wijzen dat luisteren onderdeel is van het beleidsproces, maar ook doordat we ons snel in kunnen leven in de verschillende groepen, met hun interesses en hun mediagebruik.
Team Communicatie zal ook het eigen werk meetbaar moeten maken om de toegevoegde waarde van interne communicatie, maar ook de toegevoegde waarde van het werk van het team duidelijk te maken. Zichtbaar maken van input, output en impact/outcome zou meer nadruk moeten krijgen in ons werk. Een dashboard kan hierbij helpen.
Interne communicatierollen: van makers naar mogelijkmakers
Interne communicatie is te belangrijk om aan de communicatieafdeling over te laten. Er zijn inderdaad veel meer spelers nodig om interne communicatie echt tot leven te brengen. Organisaties moeten stoppen alle werkzaamheden over het muurtje van Team Communicatie te gooien. Dat vraagt van Team Communicatie wel dat ze weten waar ze wel van zijn, en dat we de ontwikkelingen in het vak goed bijhouden en doorvertalen voor ons dagelijks werk. Het werk verschuift van makers naar mogelijkmakers.
Wil je als communicatieprofessional meebewegen van maker naar mogelijkmaker? Begin dan met het expliciet maken van deze vijf interne communicatierollen binnen je team. Welke pak jij vandaag op?
Huib Koeleman
