Scrum en verandering: wie communiceert wat in agile organisaties?

Agile werken vraagt om een nieuwe manier van communiceren – maar wie doet wat?

In zelforganiserende teams en multidisciplinaire ecosystemen vervagen klassieke communicatierollen. De vertrouwde ‘thuisbasis’ valt weg, leidinggevenden sturen op afstand, en medewerkers schakelen direct met elkaar, over domeinen heen. Dat zorgt voor flexibiliteit, maar ook voor verwarring: wie is verantwoordelijk voor welke boodschap, welk kanaal of welk moment?

In dit blog schets ik hoe je interne communicatie binnen agile organisaties kunt organiseren, zonder alles dicht te timmeren. Met aandacht voor het scrumproces én de bredere veranderaanpak. En met een nieuwe rol voor de communicatieadviseur: niet als zender, maar als verbinder, facilitator en enablement partner.

Dit blog gaat niet over ‘agile werken als communicatieadviseur.’

TL;DR In het kort

In agile organisaties verandert niet alleen de manier van werken, maar ook de manier van communiceren. Klassieke communicatierollen verschuiven, zeker als teams zelforganiserend zijn en snel iteratief werken. In het Scrumproces zijn rollen als Product Owner en Scrum Master belangrijk voor de interne communicatie, terwijl communicatieadviseurs waarde toevoegen via training, stakeholdermanagement en procesverbetering.

Bij grotere veranderingen vervalt de klassieke hiërarchie en is het belangrijk om de communicatierol bewust te verdelen over agile-rollen zoals Product Owners, Chapter Leads en Solution Train Engineers. De communicatieadviseur helpt bij het verwoorden van het veranderverhaal, het faciliteren van dialoog en het afstemmen van verantwoordelijkheden. Effectieve agile communicatie vraagt om maatwerk, dialoog en gedeelde verantwoordelijkheid — ondersteund door slimme inzet van tools en afstemming tussen rollen. De communicatieadviseur fungeert daarbij steeds meer als enablement partner in plaats van als zender.

Agile communiceren tijdens het scrumproces

Hier bespreek ik de rol van communicatie in elk van de belangrijkste stappen van het Scrumproces. Vervolgens de rollen van onder andere de Product Owner en Scrum Master, en ten slotte wat een communicatieadviseur kan toevoegen:

1. Sprint Planning
   1. Communicatie in het algemeen: Het team bespreekt en plant de werkzaamheden voor de komende sprint. Duidelijke communicatie is essentieel om ervoor te zorgen dat iedereen de doelen en taken begrijpt.
   2. Rol van de Product Owner: De Product Owner communiceert de prioriteiten en doelen vanuit het perspectief van de business en zorgt ervoor dat het team begrijpt wat er bereikt moet worden.
   3. Rol van de Scrum Master: De Scrum Master faciliteert de meeting en zorgt ervoor dat alle teamleden hun inbreng kunnen leveren.
2. Dagelijkse Stand-up
   1. Communicatie in het algemeen: Teamleden delen updates over hun voortgang, plannen voor de dag en eventuele obstakels. Dit bevordert transparantie en snelle probleemoplossing.
   2. Rol van de Product Owner: De Product Owner kan deelnemen om vragen te beantwoorden en prioriteiten te verduidelijken.
   3. Rol van de Scrum Master: De Scrum Master zorgt ervoor dat de meeting kort en effectief verloopt en helpt bij het oplossen van geïdentificeerde obstakels.
3. Sprint Review
   1. Communicatie in het algemeen: Het team presenteert het werk dat tijdens de sprint is voltooid en verzamelt feedback van stakeholders.
   2. Rol van de Product Owner: De Product Owner verzamelt feedback en communiceert eventuele wijzigingen in de prioriteiten of vereisten.
   3. Rol van de Scrum Master: De Scrum Master faciliteert de meeting en zorgt ervoor dat alle stemmen gehoord worden.
4. Sprint Retrospective
   1. Communicatie in het algemeen: Het team reflecteert op de sprint en bespreekt wat goed ging en wat er verbeterd kan worden.
   2. Rol van de Product Owner: De Product Owner kan deelnemen om feedback te geven en te ontvangen over de samenwerking en communicatie.
   3. Rol van de Scrum Master: De Scrum Master faciliteert de meeting en helpt het team om actiepunten te identificeren en te plannen voor verbetering.

Wat een communicatieadviseur kan toevoegen

Positioneren: helpen duidelijk te maken hoe de werkzaamheden bijdragen aan een groter geheel van de organisatie

Training en Coaching: Een communicatieadviseur kan het team trainen in effectieve communicatietechnieken en -praktijken. Denk aan actief luisteren, duidelijk en beknopt communiceren, en constructieve feedback geven.

Conflictoplossing: Helpen bij het oplossen van communicatieproblemen of conflicten binnen het team door middel van bemiddeling en het aanbieden van strategieën voor effectieve communicatie.

Stakeholder Management: Adviseren over hoe het beste te communiceren met stakeholders buiten het team, zoals het opstellen van duidelijke en informatieve updates en rapporten.

Feedback Mechanismen: Mechanismen opzetten voor het verzamelen en verwerken van feedback van teamleden en stakeholders, zoals enquêtes en feedbacksessies.

Verbetering van Communicatieprocessen: Analyseren van de huidige communicatieprocessen binnen het team en suggesties doen voor verbeteringen. Bijvoorbeeld het introduceren van nieuwe tools of technieken voor betere communicatie en samenwerking.

Door deze rollen en verantwoordelijkheden duidelijk te definiëren en te ondersteunen, kan een communicatieadviseur bijdragen aan een soepeler en effectiever Scrumproces. (lees hier meer over de 5 rollen bij interne communicatie)

Agile communiceren over bredere veranderingen

Het wordt anders als we praten over communicatie rond grote veranderingen. In een klassieke hiërarchische organisatie kun je de lijn inzetten als scharnier tussen de leiding/het veranderteam en de medewerkers. Die scharnierfunctie is bij agile werkende teams anders georganiseerd.

De basis blijft hetzelfde: bij verandering wil je mensen meenemen en betrekken in de verandering. Een bericht op intranet is echt onvoldoende. Mensen willen weten wat het veranderverhaal is en daar betekenis aan kunnen geven voor hun dagelijks werk. Het vraagt om warme communicatie met ruimte voor het echte gesprek en het dialoog over de ideeën van de medewerkers.

De communicatieadviseur kan een rol spelen bij het helpen vormgeven van het veranderverhaal. Waarom is deze verandering nodig, waar moet de scrum toe leiden, en hoe worden de verschillende spelers betrokken in het proces.

Bespreek samen een mogelijke rolverdeling

Bij de dialoog over de verandering zijn anderen nodig. Omdat de hiërarchie bij een agile organisatie anders loopt is het goed om de rollen bewust in samenspraak te verdelen. Ga hierover het gesprek aan. Het helpt om een overzicht te maken van overkoepelende verandertrajecten en deze samen te verdelen over verschillende rollen binnen een agile organisatie. Het zal nooit perfect naar ieders wens gaan, maar als je de 80/20 regel hanteert kom je een heel eind. Door duidelijkheid te scheppen over wie verantwoordelijk is voor welk aspect van de verandering verloopt de communicatie soepeler. Hier zijn enkele gedachten en suggesties over je voorgestelde verdeling:

Voorgestelde verantwoordelijkheden

In veel agile organisaties is er een specifieke rol of een klein team dat verantwoordelijk is voor het coördineren van verandercommunicatie. Dit kan een communicatieadviseur of een verandermanager zijn. Deze persoon of dit team is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van een communicatieplan. En ook voor het verzorgen van consistente berichtgeving en het coördineren van de communicatie-inspanningen van andere rollen.

Communicatierollen die zijn te verdelen binnen agile teams

Afhankelijk van het onderwerp zou een andere functie een rol kunnen spelen in de verandercommunicatie. De volgende verdeling is mogelijk:

1. Chapter Leads
   • Verantwoordelijkheid: Veranderingen die met name de vakontwikkeling raken.
   • Chapter Leads zijn vaak verantwoordelijk voor het ontwikkelen van vaardigheden en kennis binnen hun specifieke vakgebied. Het is logisch om hen verantwoordelijk te maken voor veranderingen die betrekking hebben op vakinhoudelijke ontwikkeling.
   • Zorg ervoor dat Chapter Leads goed geïnformeerd en ondersteund worden, zodat ze hun teams effectief kunnen begeleiden door de veranderingen.
2. Product Owner
   • Verantwoordelijkheid: Veranderingen die de resultaten op lange termijn raken.:
   • De Product Owner is verantwoordelijk voor het maximaliseren van de waarde van het product en het prioriteren van de backlog. Het is dus logisch om hen verantwoordelijk te maken voor veranderingen die betrekking hebben op de langetermijnresultaten.
   • De Product Owner moet nauw samenwerken met stakeholders om ervoor te zorgen dat de veranderingen in lijn zijn met de strategische doelen van de organisatie.
3. Solution Train Engineer (STE)
   • Verantwoordelijkheid: Veranderingen die vooral het proces raken.
   • De STE is verantwoordelijk voor het coördineren van de werkzaamheden van meerdere Agile Release Trains (ARTs) en het verbeteren van processen. Het is dus logisch om hen verantwoordelijk te maken voor veranderingen die betrekking hebben op processen.
   • De STE moet ervoor zorgen dat de veranderingen in processen soepel verlopen en dat de teams effectief kunnen blijven werken.

Aanvullende suggesties voor agile communiceren

Communicatie en Samenwerking:

Zorg ervoor dat er duidelijke communicatiekanalen en samenwerkingsafspraken zijn tussen de verschillende rollen. Dit helpt om ervoor te zorgen dat iedereen de juiste informatie kan vinden, op dezelfde lijn zit en dat veranderingen effectief worden besproken.

Ondersteuning en Training:

Bied ondersteuning en training aan de verschillende rollen om hen te helpen bij het effectief beheren van veranderingen. Dit kan helpen om eventuele kennis- of vaardigheidstekorten aan te pakken.

Feedback en Evaluatie:

Zorg voor ruimte voor feedback en evaluatie. Zo kun je tijdig bijsturen en voorkom je dat knelpunten blijven liggen. Maak bovendien duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Dat helpt om veranderingen soepel te laten verlopen en zorgt ervoor dat iedereen betrokken en goed geïnformeerd blijft. Blijf daarbij flexibel: rollen en afspraken mogen meebewegen met de praktijk en de feedback die je ophaalt.

Slotgedachte

Misschien helpt het om de rol van communicatie te zien als verbinder of enablement partner. In agile communiceren is het loslaten van controle soms juist de sleutel tot effectievere communicatie. En: dit is een puzzel die je iteratief oplost. Misschien niet met één vaste rolverdeling, maar met heldere principes, kaders en check-ins.

Huib Koeleman

lees hier meer over de terminologie van agile werken.