Sterk communicatief leiderschap vraagt ondersteuning

Hoe communicatie en HR, leidinggevenden helpen in hun leiderschapscommunicatie bij verandering

De leidinggevende als sleutel in verandercommunicatie

Leidinggevenden spelen een sleutelrol in veranderprocessen. Zij geven betekenis aan wat er gebeurt, motiveren hun teams, vangen vragen en zorgen op – en zorgen tegelijk dat de dagelijkse operatie blijft draaien. Daar ging ik in het blog 10 tips voor sterk communicatief leiderschap al op in. Maar in de praktijk worden ze vaak overspoeld door informatie en verwachtingen. Het is dus belangrijk leiderschapscommunicatie te ondersteunen.

Hun rol bij verandering is veelzijdig:

• Tolk en zender – ze vertalen het veranderverhaal naar hun teamcontext.
• Luisteraar en voeler – ze signaleren wat er leeft en geven dit terug aan het veranderteam.
• Motivator en coach – ze begeleiden mensen door onzekerheid en weerstand heen.
• Rolmodel – hun gedrag bepaalt hoe geloofwaardig en gedragen de verandering wordt.

Die rollen vragen sterke communicatieve vaardigheden én goede ondersteuning. Hoe doe je dat als communicatieadviseur of HR-partner? Hoe kunnen we als communicatieadviseur, samen met HRM en andere partners, leidinggevenden helpen om hun communicatierol goed te vervullen? Hieronder vind je zes manieren die in de praktijk effectief werken.

TL;DR in het kort
Leidinggevenden zijn cruciaal in veranderprocessen: ze vertalen het verhaal, luisteren naar zorgen, motiveren teams en geven het goede voorbeeld. Maar dat lukt alleen als ze goed worden ondersteund. Communicatie en HR kunnen dit versterken door:

1. Leidinggevenden als doelgroep te zien en vroeg te betrekken.
2. Praktische vertaalhulpen te bieden (praatplaten, Q&A’s, gespreksformats).
3. Vaardigheden te trainen (luisteren, coachen, omgaan met weerstand).
4. Peer-to-peer netwerken en buddy-systemen te organiseren.
5. Toolkits en planningshulp te geven.
6. Hun communicatierol zichtbaar te maken en te waarderen.
   Met deze aanpak wordt communicatief leiderschap haalbaar én houdbaar.

1. Zie ze als doelgroep

Leidinggevenden zijn geholpen met voorinformatie, dan kunnen ze hun rol beter vervullen. Voorzie hen eerder en van informatie en ga het gesprek aan. Ook leidinggevenden zullen vragen hebben over de verandering. Ga dat gesprek aan om samen betekenis te geven aan de verandering. Alleen dan kunnen ze hun rol goed vervullen.  Het werkt nog beter als ze ook echt betroken worden bij het vormgeven van de verandering.

2. Praktische vertaalhulp voor het veranderverhaal

Leidinggevenden helpen boodschappen te ‘vertalen’ naar hun team. Help hen met:

→ Luisteren: wat speelt er en welke ideeën heeft het team?
→ Gespreksstarters of storytelling formats (“Wat betekent dit voor ons team?”)
→ Visuele praatplaten of ‘10 vragen van je team en hoe je ze beantwoordt’
→ Q&A’s afgestemd op hun teamtype (kantoor, uitvoering, digitaal)

3. Training in communiceren, luisteren, coachen en omgaan met weerstand

Denk aan LSD, coachen en conflicthantering. Dat vraagt voor het ondersteunen van leiderschapscommunicatie om:
→ Microlearnings over luister- en vraagtechnieken
→ Live oefensessies met een trainingsacteur over ‘lastige gesprekken’
→ Modules omgaan met cynisme of motivatieverlies
En liever nog: leiderschapscommunicatie structureel opnemen in opleidingstrajecten.

4. Peer-to-peer ondersteuning organiseren

Zorg dat leidinggevenden niet geïsoleerd hoeven te worstelen met hun communicatierol. Start leiderschapsnetwerken of intervisiegroepen per organisatieonderdeel. Of een Buddy-systeem: koppel ervaren en minder ervaren leidinggevenden. Wat ook kan werken: Communicatiecoaches op afroep. Een aanspreekpunt voor lastige momenten.

5. Toolkit en planningshulp voor de verandercommunicatie

Leidinggevenden hebben soms te weinig tijd of structuur. Help met:
→ Communicatietoolkits met checklists, formats, voorbeeldzinnen
→ Campagnekalender: wanneer kan ik wat communiceren?
→ Template voor teamupdates (bv. maandelijks: dit verandert, dit weten we nog niet, dit kun jij doen)

Voorkom overload en spreek thema’s per periode af en laat die terugkomen in zowel lijncommunicatie als andere communicatiemiddelen Herhalen, herhalen, herhalen.

6. Erkennen van de communicatierol

Maak hun communicatierol zichtbaar en gewaardeerd: Benoem deze rol expliciet in functieprofielen en beoordelingsgesprekken en zorg voor erkenning van ‘communicatief sterk leiderschap’ in HR-beleid.
Wat ook werkt: Laat directie of veranderteam geregeld dank uitspreken richting teamleiders

Wat doe jij om leiderschapscommunicatie te ondersteunen?

Een goed ondersteunde leidinggevende kan het verschil maken tussen een verandering die blijft hangen in plannen en een verandering die écht landt. Door ze tijdig te betrekken, praktische hulpmiddelen te geven en hun communicatierol zichtbaar te waarderen, vergroot je niet alleen hun effectiviteit – je versterkt ook het vertrouwen in de hele organisatie. (Lees hier meer over in mijn boek Verandercommunicatie).

Welke van deze tips pas jij al toe? En heb je nog een aanpak die hier niet in staat? Deel je ervaringen, zodat we samen een toolbox voor sterke leiderschapscommunicatie kunnen bouwen.

Huib Koeleman