Van inwerken naar verbinden: moderne onboarding in de praktijk

Een goed begin is het halve werk — zeker als het gaat om nieuwe collega’s. De eerste weken bepalen vaak hoe snel iemand zich thuis voelt, of ze zich betrokken voelen en of ze blijven. Toch blijft onboarding in veel organisaties beperkt tot een inlogcode en een rondleiding. Zonde, want juist in een tijd van hybride werken, krapte op de arbeidsmarkt en hoge verwachtingen van starters, is een warm welkom cruciaal. In dit blog deel ik inzichten, voorbeelden en tips om onboarding beter én menselijker te maken. Niet alleen om medewerkers snel ‘productief’ te krijgen, maar om ze vanaf dag één onderdeel te laten zijn van je cultuur.

🔎🔎TL;DE Korte tekst

Onboarding is meer dan een inwerkprogramma; het is de sleutel tot betrokkenheid, retentie en een sterke cultuur. Nieuwe medewerkers zoeken naast informatie ook naar bevestiging, verbinding en sociale houvast. In dit blog lees je hoe je onboarding menselijker maakt, ook in een hybride setting — met rituelen, buddy’s, netwerkvorming en aandacht voor informele kennismaking.

Inauguratie rituelen

Hoe werd ik zelf ingewerkt bij een interim-klus? Het begin was goed. Er stond een rugzak op mij te wachten met een laptop, en alle wachtwoorden werkten. Ik kon binnen no time aan het werk. En een collega had tijd vrijgemaakt om me rond te leiden in het gebouw en me aan collega’s voor te stellen.

Nieuwe medewerkers zijn niet alleen op zoek naar taakinformatie en waardering. Ze proberen in het begin vooral te achterhalen ‘hoe het hoort’ in de organisatie. Hoe gaan mensen met elkaar om? Wat is de kledingcode? Ze willen zich op hun gemak voelen en erbij horen. Medewerkers die nieuw zijn in de organisatie, durven een maand of twee open vragen te stellen. Daarna krijgen de nieuwkomers het idee dat ze het eigenlijk wel zouden moeten weten. Ik moest daarbij denken aan dit lijstje met herkenbare indirecte tactieken om die informatie alsnog te krijgen (Jablin & Miller, 1991):

→ Openlijk vragen stellen aan collega’s die daarvoor open lijken te staan
→ Indirecte vragen stellen, vaak over eigen functioneren
→ Vragen in vermomming via grapjes of stellingen
→ Observeren van gedrag en omgangsvormen
→ Meeluisteren naar informele gesprekken
→ Testen van grenzen door bewust regels te overtreden (voor zelfverzekerde nieuwkomers)

Veel van deze vraagtechnieken kun je als nieuweling toepassen als je de collega’s op het werk tegenkomt en er ruimte is voor informele ontmoetingen.

Informeel netwerk

Voor nieuwe medewerkers is het belangrijk dat ze de kans krijgen een informeel sociaal netwerk op te bouwen. Dat begint met elkaar te leren kennen. Daarna helpt het deelnemen aan jaarclubs, sportclubs of geheime genootschappen. Die bieden nieuwelingen de kans om collega’s informeel te leren kennen. Vooral in organisaties die wat losser aan elkaar hangen, zoals organisaties met veel thuiswerkers, geven dergelijke clubs de nieuwkomer de kans om netwerken te ontwikkelen. Mensen die in coronatijd zijn begonnen bij een nieuwe werkgever kunnen hierover meepraten.

Er zijn ook minder groepsgerichte methoden om een nieuwe medewerker zich thuis te laten voelen. Men kan hem bijvoorbeeld uitnodigen voor ‘inaugurele rituelen’. Hoewel die rituelen slechts symbolisch zijn, geven ze medewerkers het gevoel erbij te horen. Hoe eerder nieuwelingen de kans krijgen om te delen in de geheimen van de organisatie, hoe eerder zij zich thuis zullen voelen. Bij mijn huidige opdracht had ik bijvoorbeeld een welkomlunch, waar collega’s, nieuwe medewerkers en enkele managers aanwezig waren om informeel bij te praten.

Wat is jouw gebruiksaanwijzing?

Bij de eerste teamdag waar bijna iedereen op kantoor was hadden we met het team een kennismakingsprogramma. Een mooie gelegenheid voor een hernieuwde kennismaking. We kregen daarbij een formulier waar je je eigen ‘gebruiksaanwijzing’ kon schrijven, alsof je een machine was.

→ Waar ben je gemaakt?
→ Voor welke taak ben je het beste in te zetten?
→ Hoe kun je worden opgeladen?
→ Wanneer geef je een foutmelding?
→ Wat is je beste review?

Waren enkele van de vragen. Een erg leuke manier om elkaar (opnieuw) te leren kennen.

Tips voor het inwerkprogramma

Centrale vragen die een nieuwkomer zich zal stellen zijn: ‘Doe ik het goed?’ en ‘Voel ik mij hier thuis?’ Daarom zal het onboarding-programma ruimte moeten bieden aan het volgende:

→ Laat ruimte voor informele gesprekken over de organisatiecultuur (bijv. openhaardgesprekken).
→ Houd rekening met hybride werken: laat onboarding ook op afstand werken.
→ Geef toegang tot informele netwerken zoals jaarclubs en vakgroepen.
→ Zet nieuwelingen bij elkaar voor onderlinge steun en behoud van vernieuwingskracht.
→ Zorg voor begeleiding:
 → Coach: een ervaren collega voor inhoudelijke begeleiding
 → Buddy: een leeftijdsgenoot voor praktische vragen

Voor nieuwkomers zijn dit waardevolle contactmomenten, hoe routinematig ze ook lijken voor de ander.

Lessen van nieuwkomers

Bij het opstellen van een onboarding-programma kan het helpen om enkele groepsgesprekken te organiseren met medewerkers die zes tot twaalf maanden in dienst zijn. Zij kunnen aangeven waar zij tegenaan zijn gelopen in de eerste maanden van hun nieuwe baan. Deze zogenoemde ‘critical incidents’ verduidelijken de onzichtbare barrières in de organisatie die de nieuwkomer het gevoel geven dat hij niet geaccepteerd wordt. Door deze ervaringen te verwerken in het introductieprogramma kan misschien worden voorkomen dat een nieuwe medewerker voortijdig en onnodig de organisatie verlaat. Lees vooral de tips voor onboarding van collega Roosmarijn Busch als je een echt programma op wil zetten.

Ik had op de eerste werkdag niet alleen mijn laptop en inlogcodes en een rondleiding, maar het was mooi weer en aan het einde van de dag besloot de afdeling nog wat te drinken op een terrasje. Een mooie methode om elkaar te leren kennen en je snel thuis te voelen.

Huib Koeleman