Wat staat in een jaarplan interne communicatie?
Aan het einde van het jaar is het weer goed om de balans op te maken en plannen uit te werken voor het komend jaar. Het helpt als je die plannen omzet in een jaarplan interne communicatie met bijbehorende begroting en inzet van de mensen. In mijn blog ‘Checklist jaarplan interne communicatie‘ beschreef ik al het proces om tot een jaarplan te komen. Maar hoe ziet zo’n plan eruit? Welke hoofdstukken zitten er in? In dit blog geef ik een voorbeeld.
Het IC-canvas als basis
Een goede basis voor je jaarplan vormt het Interne Communicatie Canvas (IC-canvas). In dat canvas heb je de visie, doelen en thema’s voor interne communicatie op een rij gezet en besproken met de directie. (Zie ook het boek Interne Communicatie) De visie en doelen van interne communicatie zullen ook voor het komend jaar hetzelfde zijn. Andere onderdelen van het canvas, zoals de thema’s, kun je verder specificeren voor het komend jaar. In deze checklist staat een voorbeeld van een jaarplan interne communicatie, die het IC-canvas als basis heeft.
Vuistregel:
IC-Canvas = waar staan we voor en waar willen we naartoe?
Jaarplan = wat doen we dit jaar concreet om daar te komen?
1. Uitgangspunten:
Begin met het in kaart brengen van de huidige situatie van je organisatie en waar je naartoe wilt in een bepaalde periode. Maak gebruik van de context beschrijving uit het IC canvas
2. Doelstellingen jaarplan interne communicatie:
Formuleer duidelijke doelstellingen voor je interne communicatie. Gebruik hierbij de doelstellingen van het canvas, aangevuld met specifieke doelen voor dat jaar. (jubilea, verhuizing, nieuw beleid regering etc.) Maak doelstellingen SMART en koppel ze aan organisatiedoelen. Formuleer IC-doelen het liefst in termen van gewenst gedrag of beleving, niet alleen bereik of tevredenheid.
3. De belangrijkste doelgroepen
Wat wil je bereiken met je communicatie? Denk aan zaken als betrokkenheid, motivatie en verbondenheid tussen medewerkers en afdelingen. Beschrijf de doelgroepen, Gebruik ook hier de persona’s uit het IC-canvas. Benoem ook interne doelgroepen die vaak vergeten worden, zoals teamleiders, OR, stagiairs of projectgroepen.
4. De communicatiemix:
Breng de huidige interne communicatiemix in kaart. Wat werkt goed en wat kan beter? Identificeer knelpunten en kansen voor verbetering. Overweeg ook een vernieuwingsvoorstel, bv. meer interactieve vormen of inzet van visuele content / AI-tools.
- 📆 Formuleer concrete verbeteracties
- 📆 Geef aan hoeveel tijd en budget hiervoor nodig zijn
5. Vaste activiteiten
Geef aan wat de vaste activiteiten zijn die niet themagebonden zijn, zoals Nieuwsberichten op intranet, vaste nieuwsbrieven, vaste bijeenkomsten en workshops. Geef ook hoeveel tijd aan crises en onverwachte gebeurtenissen gaat worden besteed.
- 📆 Geef aan hoeveel tijd en budget die kosten
6. Planning activiteiten bijzondere thema’s:
Maak een concrete planning voor je communicatieactiviteiten rond de grote thema’s. Welke boodschappen wil je wanneer communiceren? Denk aan mijlpalen, etc. Maak inzichtelijk: wie is de eigenaar van het thema, welke boodschappen zijn leidend, welke momenten zijn bepalend?
- 📆 Geef aan welke thema’s van het canvas het komend jaar spelen
- 📆 Geef aan hoeveel tijd en budget die kosten
7. Middelen en budget:
Welke middelen heb je nodig? Denk aan tijd, personeel, software, budget, etc. Zorg dat je voldoende middelen hebt om je plan uit te voeren. Maak een begroting waar de out-of-pocket kosten zijn opgesplitst naar investering in de infrastructuur, vaste activiteiten en thema-activiteiten. Verdeel budget over vaste kosten, verandercommunicatie en innovatie. Reserveer expliciet ruimte voor ontwikkeling van nieuwe tools, trainingen of experimenten.
8. Inzet medewerkers
Geef het huidige personeelsbestand aan. Splits uit wie aan welke projecten gaat werken en hoeveel tijd deze persoon hieraan denkt kwijt te zijn. Als er extra capaciteit nodig is, geef dat dan hier aan. Werk het liefst met rollen i.p.v. alleen functienamen. Bijvoorbeeld: “Redactie”, “Contentcoördinator”, “IC-adviseur team X”, “Coach leidinggevenden”. Benoem ook welke rollen tijdelijk of extern worden ingevuld.
9. Monitoring en evaluatie jaarplan interne communicatie:
Hoe ga je meten of je plan succesvol is? Stel meetbare KPI’s op en evalueer regelmatig. Stel ook procesindicatoren vast, zoals: ‘Er is een kwartaalgesprek over IC tussen directie en communicatie.’ Het gebruik van een dashboard dat elk kwartaal wordt besproken kan hierbij helpen. Pas je plan indien nodig aan.
Huib Koeleman
