Checklist intake verandercommunicatie voor een goede start

Waarom een goede intake zo belangrijk is

Een intakegesprek is geen formaliteit, maar het fundament onder effectieve verandercommunicatie. Juist in de startfase wordt bepaald of communicatie een strategische bijdrage kan leveren, of verwordt tot losse middelen en ad-hoc oplossingen.

Een goede intake helpt om de echte opgave scherp te krijgen, verwachtingen over en weer expliciet te maken en duidelijke afspraken te maken over rollen, verantwoordelijkheden en besluitvorming. Door samen stil te staan bij context, ambities, risico’s en aannames, voorkom je misverstanden later in het traject en vergroot je de kans dat communicatie daadwerkelijk bijdraagt aan gedragsverandering en draagvlak.

In deze checklist staan voorbeelden van vragen die je mee kunt nemen in het intakegesprek met je (interne) opdrachtgever of het veranderteam.

De zes kernvragen

1. Wat is volgens jou het echte probleem dat communicatie kan helpen oplossen?
2. Wat is voor jou het belangrijkste doel?
3. Wie moet er iets anders gaan denken of doen?
4. Hoe ziet succes eruit?
5. Wat kan er misgaan?
6. Wat verwacht je precies van mij?

De checklist intake verandercommunicatie

En dit is de uitgebreide versie. Kies de vragen die voor jouw situatie relevant zijn.

1. Aanleiding & context

• Wat is de aanleiding voor deze opdracht?
• Waarom moet de organisatie veranderen? Waar gaan we van weg?
• Wat speelt er in de organisatie of het project?
• Wat is al geprobeerd en wat werkte wel of niet?
• Wat is de urgentie en waarom nu?

2. Opgave of probleem

• Wat is precies de opgave of uitdaging?
• Kun je de kern in één zin benoemen?
• Wat gebeurt er als we niets doen?

3. Visie op verandering van de opdrachtgever

Hoe kijkt de opdrachtgever naar de verandering?

• Wat is volgens jou de bedoeling van deze verandering?
• Wat moet er anders worden in gedrag, werkwijze of cultuur?
• Wat zijn de belangrijkste aangrijpingspunten?
• Verloopt de verandering binnen kaders of staan eigen initiatieven centraal?
• Welke andere disciplines (bijv. HR, ICT) zijn nodig voor succes
• Wat zie jij als de belangrijkste voorwaarden voor succes?

Kleur & veranderaanpak (expliciet maken)

• Hoe komen mensen volgens jou in verandering?
• Is de verandering vooral blauw (planmatig), geel (belangen), rood (motiveren), groen (leren) of wit (ruimte geven)?
• Welke aanpak past volgens jou bij deze situatie?
• Wat verwacht je dat communicatie daarin kan betekenen?

Betekenis voor communicatie

• Waar ziet de opdrachtgever kansen of risico’s in communicatie?
• Hoe belangrijk is participatie of dialoog in deze verandering?
• Zijn er al zaken afgestemd met de OR?
• Welke dingen mogen absoluut niet misgaan?

4. Doelen & gewenste resultaten

• Wat willen we bereiken?
• Hoe ziet succes eruit volgens jou?
• Wat wordt de organisatie er beter van?
• Wanneer ben jij tevreden?

5. Doelgroepen & stakeholders

• Wie willen we bereiken of betrekken?
• Wat weten/denken/doen zij nu, en wat moet er anders?
• Hoe staan zij in de verandering? Wat is hun houding en invloed?
• Zijn er gevoeligheden of weerstand waar we rekening mee moeten houden?

6. Kernboodschap of veranderverhaal

• Is er al een kernboodschap of veranderverhaal?
• Wat moet mensen bijblijven?
• Wat moeten we zeker niet zeggen of doen?

7. Aanpak & middelen

• Heb je ideeën over de aanpak?
• Zijn er wensen of beperkingen bij middelen?
• Welke kanalen zijn beschikbaar en wat werkt volgens jou goed in de organisatie?

8. Planning & mijlpalen

• Wat is de gewenste doorlooptijd?
• Zijn er harde deadlines of externe momenten?
• Wanneer wil je eerste resultaten zien?

9. Randvoorwaarden

• Budget (globaal of concreet).
• Capaciteit en betrokken collega’s.
• Toegang tot experts, data en bronnen.
• Wie beslist waarover?

10. Risico’s & gevoeligheden

• Wat kan het project vertragen of onder druk zetten?
• Wat zijn reputatie- of organisatierisico’s?
• Zijn er interne spanningen waar we rekening mee moeten houden?

11. Rol- en verantwoordelijkheidsverdeling

Rol van de opdrachtgever

• Wat verwacht jij van communicatie?
• Wat neem jij zelf op je?
• Hoe snel kun je feedback geven of besluiten nemen?
• Wie is inhoudelijk eindverantwoordelijk?
• Wie committeert zich echt aan de verandering?

Rol van de communicatiemanager

• Ben ik vooral adviseur, regisseur, uitvoerder of sparringpartner?
• Waar heb ik mandaat voor en waarvoor niet?
• Wat heb jij van mij nodig om ontzorgd te worden?
• Waarover koppel ik altijd terug?

Samenwerking

• Hoe houden we contact? (wekelijkse check-in, ad-hoc, teams-kanaal)
• Ik wil graag dat communicatie op de agenda komt, hoe stem ik dat af?
• Wie is eerste aanspreekpunt?
• Hoe gaan we om met wijzigingen in planning of scope?

12. Afronding

• Samenvatten wat we hebben afgesproken.
• Duidelijke vervolgstap: advies, plan, voorstel, quickscan.
• Afspraken vastleggen in een kort intakeverslag.

Maak een selectie

Je hoeft niet alle vragen letterlijk te stellen. Niet elke vraag is in elk intakegesprek relevant, en zelden in deze volgorde. Gebruik wat helpt, laat weg wat al duidelijk is, en zoom in waar het schuurt. Een goede intake draait niet om alles vragen, maar om de juiste vragen stellen.

Lees hier meer over verandercommunicatie

Huib Koeleman