Wat staat in een jaarplan interne communicatie?

Aan het einde van het jaar (of het begin van het nieuwe) is het weer goed om de balans op te maken en plannen uit te werken voor het komend jaar. Het helpt als je die plannen omzet in een jaarplan interne communicatie met bijbehorende begroting en inzet van de mensen. In mijn blog ‘Checklist jaarplan interne communicatie‘ beschreef ik al het proces om tot een jaarplan te komen. Maar hoe ziet zo’n plan eruit? Welke hoofdstukken zitten er in? In dit (geactualiseerde) blog geef ik een voorbeeld.

Het IC-canvas als basis

Een goede basis voor je jaarplan vormt het Interne Communicatie Canvas (IC-canvas). In dat canvas heb je de visie, doelen en thema’s voor interne communicatie op een rij gezet en besproken met de directie. (Zie ook het boek Interne Communicatie) De visie en doelen van interne communicatie zullen ook voor het komend jaar hetzelfde zijn. Andere onderdelen van het canvas, zoals de thema’s, kun je verder specificeren voor het komend jaar. In deze checklist staat een voorbeeld van een jaarplan interne communicatie, die het IC-canvas als basis heeft.

Vuistregel:

IC-Canvas = waar staan we voor en waar willen we naartoe?
Jaarplan = wat doen we dit jaar concreet om daar te komen?

Hier een voorbeeld van een hoofdstukindeling. Die is natuurlijk niet in beton gegoten, maar het sluit mooi aan bij de strategie van de organisatie en het bestaande interne communicatiebeleid.

0. Managementsamenvatting

• Kernopgave voor dit jaar
• Belangrijkste keuzes en prioriteiten
• Hoofdaccenten in inzet en capaciteit

Handig om voor het MT een samenvatting met de hoofdactiviteiten aan te geven.

1. Aanleiding en positionering jaarplan

• Relatie met organisatiekoers en jaarplannen
• Relatie met IC-canvas (strategisch kader)
• Wat dit jaarplan wel en niet is

Hier beschrijf je een korte plaatsbepaling van het jaarplan. Door de relatie met de organisatiekoers en de organisatiejaarplannen aan te geven, en de relatie met het IC-canvas geef je duidelijk aan dat je doorbouwt op eerder gemaakte keuzes.

2. Strategisch vertrekpunt

• Context en organisatieontwikkelingen
• Belangrijkste trends (bijv. AI, hybride werken)
• Relevante inzichten uit SWOT / IC-scan

Begin met het in kaart brengen van de huidige situatie van je organisatie en waar je naartoe wilt in een bepaalde periode. Maak gebruik van de contextbeschrijving uit het IC canvas

3. Doelstellingen interne communicatie voor dit jaar

• Afgeleide jaardoelen vanuit strategische IC-doelen
• Specifieke doelen bij bijzondere gebeurtenissen
• Specifieke thema’s

Formuleer duidelijke doelstellingen voor je interne communicatie. Gebruik hierbij de doelstellingen van het canvas, aangevuld met specifieke doelen voor dat jaar. (jubilea, verhuizing, nieuw beleid regering etc.) . Geef ook aan welke doelen je wil bereiken voor belangrijke thema’s of projecten. Maak doelstellingen SMART en koppel ze aan organisatiedoelen. Formuleer IC-doelen het liefst in termen van gewenst gedrag of beleving, niet alleen bereik of tevredenheid.

4. Doelgroepen

• Overzicht interne doelgroepen en persona’s
• Accentverschuivingen dit jaar
• Specifieke aandacht voor sleutelgroepen (bijv. leidinggevenden)

Beschrijf de doelgroepen; gebruik hier de persona’s uit het IC-canvas. Benoem ook interne doelgroepen die vaak vergeten worden, zoals teamleiders, OR, stagiairs of projectgroepen. En welke groepen krijgen dit jaar extra aandacht (en waarom).

5. De communicatiemix:

• Huidige mix: wat werkt, wat niet?
• Verbeter- en vernieuwacties
• Keuzes in kanalen, middelen en tools (incl. AI)

Geef kort de huidige interne communicatiemix weer. Wat werkt goed en wat kan beter? Identificeer knelpunten en kansen voor verbetering. Geef duidelijk de acties voor een vernieuwingsvoorstel aan, bv. meer interactieve vormen of inzet van visuele content / AI-tools.

6. Vaste activiteiten

• Vaste communicatieactiviteiten

Geef aan wat de vaste activiteiten zijn die niet themagebonden zijn, zoals nieuwsberichten op intranet, vaste nieuwsbrieven, vaste bijeenkomsten en workshops. Geef ook hoeveel tijd aan crises en onverwachte gebeurtenissen gaat worden besteed.

7. Planning activiteiten thema’s

• Thema- en projectgebonden activiteiten
• Globale planning en mijlpalen

Maak een concrete planning voor je communicatieactiviteiten rond de grote thema’s. Welke boodschappen wil je wanneer communiceren? Denk aan mijlpalen, etc. Maak inzichtelijk: wie is de eigenaar van het thema, welke boodschappen zijn leidend, welke momenten zijn bepalend?

8. Middelen en budget

• Overzicht benodigde middelen
• Begroting (vast, thema’s, innovatie)
• Verantwoordelijkheid voor budgetten

Welke middelen heb je nodig? Denk aan tijd, personeel, software, budget, etc. Zorg dat je voldoende middelen hebt om je plan uit te voeren. Maak een begroting waar de out-of-pocket kosten zijn opgesplitst naar investering in de infrastructuur, vaste activiteiten en thema-activiteiten. Verdeel budget over vaste kosten, verandercommunicatie en innovatie. Reserveer expliciet ruimte voor ontwikkeling van nieuwe tools, trainingen of experimenten.

Geef ook aan wie verantwoordelijk is voor het budget. In sommige gevallen (bijvoorbeeld de grote thema’s) is het communicatiebudget onderdeel van het betreffende thema. Geef dat dan aan.

9. Inzet medewerkers

• Beschikbare capaciteit en rollen

Geef het huidige personeelsbestand aan. Splits uit wie aan welke projecten gaat werken en hoeveel tijd deze persoon hieraan denkt kwijt te zijn. Als er extra capaciteit nodig is, geef dat dan hier aan. Werk het liefst met rollen i.p.v. alleen functienamen. Bijvoorbeeld: “Redactie”, “Contentcoördinator”, “IC-adviseur team X”, “Coach leidinggevenden”. Benoem ook welke rollen tijdelijk of extern worden ingevuld.

Stel ook een bijlage op waar je per medewerker aangeeft hoeveel uur die medewerker aan welk project denkt te besteden (rekening houdend met dat 25% van het werk onvoorspelbaar is, en dus ook tijd vraagt)

10. Monitoring en evaluatie jaarplan interne communicatie:

• KPI’s en meetmethoden
• Dashboard en evaluatiemomenten
• Hoe leren en bijsturen is georganiseerd

Hoe ga je meten of je plan succesvol is? Geef daarbij aandacht aan input (wat gaan we doen), output (hoeveel mensen denken we te bereiken) en outcome (wat voor kennis, houding of gedragsverandering wil je bereiken).

Stel meetbare KPI’s op en evalueer regelmatig.

11. Slot: afspraken en vervolg

• Waar spreken we elkaar op aan?
• Hoe en wanneer wordt het jaarplan geactualiseerd?

Stel procesafspraken vast, zoals: ‘Er is een kwartaalgesprek over IC tussen directie en communicatie.’ Het gebruik van een dashboard dat elk kwartaal wordt besproken, kan hierbij helpen. Pas je plan indien nodig aan.

Deze hoofdstukindeling is gebaseerd op de stappen die ik heb beschreven in deze checklist. En die checklist bouwt weer voort op het IC-canvas. Zo hangt alles samen.

Huib Koeleman