Het werk verandert door AI. Verandert interne communicatie mee?

Stel: je bent medewerker bij een organisatie en wil ouderschapsverlof aanvragen. Vroeger pakte je de telefoon, belde HR, of zocht twintig minuten op het intranet naar het juiste formulier. (Of ik zou het waarschijnlijk aan een collega gevraagd hebben die net verlof had gehad). Nu typ je een vraag in Copilot of een vergelijkbaar AI-systeem dat toegang heeft tot de interne kennisbank. Antwoord in tien seconden. Compleet, op maat, zonder wachttijd. Leve AI.

Maar AI verandert meer. Het verandert hoe we schrijven, hoe we samenwerken, hoe we ons werk toetsen, hoe we beslissingen nemen en wat we nog van onze leidinggevende verwachten. Werken ziet er al heel anders uit dan twee jaar geleden.

In mijn ogen is de functie van interne communicatie: organisaties beter en leuker te laten fuctioneren. Wat betekent de verandering van het werkproces voor de wijze waarop we interne communicatie inzetten? (En dan bedoel ik niet dat de afdeling communicatie AI gebruikt voor contentcreatie, wat ook heel handig is). Nee, mijn vraag is hoe we inspelen op de nieuwe wijze van werken. Wat kunnen we met interne communicatie bijdragen? Ik begin dit blog met te inventariseren hoe werk verandert. Daarna beschrijf ik aandachtspunten voor interne communicatie.

Wat er verandert in de werkdag

Laat ik wat dieper ingaan op het werkproces van vandaag. Onderzoek onder duizenden kenniswerkers laat zien dat AI de tijd die mensen besteden aan e-mail met zo’n 25 procent terugbrengt, namelijk tot zo’n drie uur per week. Andere studies laten een productiviteitswinst van 10 tot 25 procent zien bij typische kennistaken, zoals schrijven, informatie opzoeken en samenvatten. De cijfer verschillen per onderzoek, maar de rode draad is: mensen doen meer, sneller, met minder afstemming met collega’s.

Enkele veranderingen op een rij:

Informatie ophalen gaat anders
We toetsen ons werk met AI
Besluiten worden met AI voorbereid
Schrijven gaat van maken naar redigeren
Er komt meer informatie, maar ook meer ruis
Leren wordt individueler, maar ook ongelijker

Informatie ophalen gaat anders

Zoals ik in de inleiding al aangaf: de zoektocht naar informatie verandert. We zoeken niet meer op het intranet, maar via een AI-assistent die interne systemen doorzoekt en een antwoord samenstelt. Dat geldt niet alleen voor praktische informatie, maar ook voor beleid. Ook intern beleidsnieuws wordt anders geconsumeerd.

Medewerkers lezen steeds minder het met liefde geschreven nieuwsbericht. Ze lezen steeds vaker een samenvatting, gemaakt door een algoritme op basis van wat er binnen de organisatie beschikbaar is.

Voor praktische informatie betekent het dat content die vaag is, verouderd is of slecht gestructureerd is, wordt ook vaag, verouderd en slecht doorgegeven. Het intranet wordt daarmee steeds meer een databron.

Dat verandert de spelregels voor interne beleidscommunicatie. De vraag was altijd: bereiken we medewerkers met dit bericht? Slaat de tone of voice aan? De nieuwe vraag is: is dit bericht goed genoeg om door een AI correct te worden samengevat en doorgegeven? Wat betekent dat voor human interest en achtergrondverhalen? Verliezen die hun waarde?

Werk toetsen doe je steeds vaker zelf, met AI

Mensen checken hun werk vaker via AI, vóórdat ze het delen. Een conceptnotitie, een presentatie, een advies aan de directie. AI is als persoonlijke reviewpartner dag en nacht beschikbaar. Ik herken het in mijn dagelijks werk. Ik vraag vaak aan AI: “check deze tekst, geef aan wat sterk is, en welke verbeteringen stel je voor?” Met als prettige bijkomstigheid dat de taal- en typfouten meteen worden gecorrigeerd. De vraag aan de collega in de wandelgang, het korte overleg voor de vergadering: die nemen af. Informele toets- en gespreksmomenten verdwijnen geruisloos.

Dat heeft een onverwacht effect op samenwerking. Teams vergaderen minder over de inhoud van het werk. Dat geldt ook voor nieuwe medewerkers. “Ik vraag het liever aan AI dan datbik mijn collega’s lastig val. Het gaat ook sneller”, hoorde ik een trainee pas zeggen over hoe ze haar werk checkte. Daarmee loop je het risico dat AI de norm wordt, en niet de visie op werk van het team of de organisatie. Het vraagt van organisaties dat ze gesprekken over ‘hoe’ we werken anders en bewuster faciliteren.

Besluiten worden sneller voorbereid

AI maakt het makkelijker om samenvattingen, notities, scenario’s en adviezen te maken. Daardoor komen voorstellen sneller op tafel. Maar snelheid is niet hetzelfde als kwaliteit. Een goed geformuleerde AI-notitie kan overtuigend klinken en prettig leesbaar zijn, terwijl de onderliggende aannames niet kloppen, bronnen onduidelijk zijn of belangrijke perspectieven ontbreken.

Dat verandert de besluitvorming. De vraag wordt minder: is dit stuk goed geschreven? De vraag wordt meer: is dit goed doordacht, gebaseerd op de juiste informatie, goed getoetst en zorgvuldig afgewogen?

Schrijven verschuift van maken naar redigeren en beoordelen

Niet alleen voor communicatieadviseurs, maar voor bijna alle kenniswerkers verandert het schrijfproces. De kenniswerker komt met een grove aanzet. De eerste uitgewerkte versie komt steeds vaker uit AI. Vervolgens checken we als kenniswerkers weer het resultaat en stellen het bij (althans, dat zou een mooie volgorde zijn). De menselijke toegevoegde waarde verschuift naar aanscherpen, kiezen, inkorten, verbinden, nuanceren en beoordelen. Dat verschil lijkt klein, maar het verandert het vakmanschap. Wie goed met AI werkt, moet beter weten wat een goede tekst, goed advies of goede boodschap is. Anders wordt iemand vooral een doorgeefluik van een gemiddeld AI-antwoord.

Voor interne communicatie betekent dit dat schrijfvaardigheid verandert. Iedereen kan nu een leesbaar stuk produceren. Dat is winst. De communicatieprofessional wordt de hoeder van toon, betekenis, context, kwaliteit en geloofwaardigheid.

De organisatie krijgt meer stemmen, maar ook meer ruis

Dat AI de drempel verlaagt om teksten, presentaties, plannen en campagnes te maken is mooi. Dat kan democratiserend werken: meer medewerkers kunnen hun ideeën goed verwoorden. Maar het kan ook leiden tot een overvloed aan informatie. Meer berichten, meer formats, meer samenvattingen, meer interne posts. Alles ziet er redelijk professioneel uit, maar niet alles is relevant of belangrijk.

Dat vraagt om regie om te voorkomen dat de organisatie verdrinkt in ruis. Wat verdient aandacht, wat vraagt dialoog, wat hoort in een werkinstructie en wat hoeft helemaal niet breed gedeeld te worden?

Leren wordt individueler, maar ook ongelijker

AI maakt leren laagdrempeliger. Medewerkers kunnen uitleg vragen, oefenen, feedback krijgen en complexe informatie laten vertalen naar hun eigen niveau of werkpraktijk. Dat is een enorme kans. Maar het gebeurt vooral bij mensen die nieuwsgierig zijn, durven te experimenteren en weten hoe ze goede vragen stellen.

De organisatie kan dus niet volstaan met “AI is beschikbaar, succes ermee”. Er is begeleiding nodig: voorbeeldgedrag, veilige oefenruimte, praktische prompts, gezamenlijke normen en aandacht voor mensen die minder vanzelf aanhaken. Anders groeit de kloof tussen AI-vaardige en AI-onzekere medewerkers.

Impact

Mijn opsomming is vast nog niet compleet, maar het geeft een voorbeeld van de verschuiving in de wijze van werken door kenniswerkers door AI. Die verschuiving heeft impact op de organisatie, de mate van verbinding, de rol van leidinggevenden en de rol van interne communicatie.

Engagement in een AI-gestuurde werkomgeving

Betrokkenheid verandert. In een klassieke werkomgeving ontstaat betrokkenheid vaak via contact met collega’s, leidinggevenden, gezamenlijke bijeenkomsten, rituelen, verhalen en informele momenten. Maar als mensen AI gebruiken om te toetsen in plaats van de collega’s, kan een deel van die sociale lijm verdwijnen.

Je vraagt minder snel een collega om mee te lezen. Je zoekt minder vaak samen naar informatie. Je maakt zelf sneller een eerste versie. Je krijgt feedback van een systeem in plaats van van een mens. Dat kan prettig en efficiënt zijn, maar het kan ook leiden tot stiller, individueler werk.

Dat versterkt een trend die met thuiswerken is ingezet. Zaten we voor corona bijna alle werkdagen op kantoor tussen collega’s, tegenwoordig gaan we een dag of twee naar kantoor en werken we verder thuis. Een verandering die al veel invloed heeft gehad op de binding van mensen met hun collega’s en de organisatie.

Engagement gaat niet alleen over trots op de organisatie of tevredenheid over communicatie. Het gaat ook over de vraag: voel ik mij nog onderdeel van een gezamenlijke praktijk?Daar ligt een stevige rol voor interne communicatie. Niet door kunstmatig meer “leuke verbinding” te organiseren, maar door betekenisvolle verbinding te maken rond het werk zelf. Wat leren we? Waar lopen we tegenaan? Welke keuzes maken we? Wat vinden we goed werk? Waar zijn we trots op? Waar schuurt het?

De leidinggevende als informatiefilter verdwijnt

Voor leidinggevenden verandert AI-gestuurd werken de communicatierol fundamenteel. Zij hoeven minder informatie door te geven, maar moeten meer betekenis geven. Minder controleren of iedereen de update heeft gelezen, en meer onderzoeken hoe het team informatie gebruikt, beoordeelt en toepast. Minder teamoverleg als doorgeefmoment, meer teamoverleg als plek voor reflectie, leren en gezamenlijke normvorming.

De leidinggevende wordt daarmee geen minder belangrijke schakel in de interne communicatie, maar een heel andere. Niet als informatiefilter, maar als duider, kwaliteitsbewaker en gespreksleider van het team.

Wat dit betekent voor interne communicatie

Al die verschuivingen samen tekenen een organisatie die sneller werkt, maar ook stiller, individueler en ongelijker wordt. En dat is precies waar interne communicatie iets mee moet.

De medewerker en leidinggevende veranderen sneller dan de interne communicatie meebeweegt. De kanaalstrategie van drie jaar geleden is ontworpen voor een werkdag die er nu al anders uitziet. In mijn blog over kanaalstrategie beschrijf ik hoe je een kanaalmix bouwt op basis van doelgroepen, functies en gebruik. Dat model staat nog steeds, maar de diagnose moet een nieuwe vraag bevatten: welke kanalen overleven in een werkdag die steeds meer door AI wordt ondersteund?

Vier dingen die de communicatieafdeling nu zou kunnen doen.

Kijk naar je content als databron, niet alleen als boodschap.
Is de informatie eenduidig, actueel en goed gestructureerd? Als je intranet vol staat met verouderde beleidsnotities en dubbelzinnige HR-teksten, geeft AI de medewerkers ook verouderde en dubbelzinnige antwoorden. Dat is niet de schuld van de AI. Dat is een redactioneel probleem.
Ondersteun de leidinggevende.
In het IC Canvas is de manager een spilfiguur in de informatievoorziening. Dat blijft zo, maar de invulling van die rol verschuift. Communicatieafdelingen die leidinggevenden alleen ondersteunen met kant-en-klare berichten, missen het punt. Wat managers nu nodig hebben, is hulp bij duiden, bij het voeren van echte gesprekken en bij het geven van richting in onzekerheid.
Ga het gesprek aan over de nieuwe tweedeling:
Van AI-gebruikers en niet-gebruikers. Niet als waarschuwing, maar als onderwerp. Welke medewerkers profiteren van AI, welke niet? Hoe zorgt de organisatie dat dit eerlijk gaat? Dat is een vraag die HR en communicatie samen moeten stellen, en beantwoorden.
Ontwerp verbinding opnieuw.
Als medewerkers meer individueel werken en minder vanzelfsprekend afstemmen, verdwijnt sociale cohesie geruisloos. Niet dramatisch, niet zichtbaar, maar wel merkbaar. De communicatieafdeling die dit serieus neemt, stelt de vraag: welke momenten van echte verbinding organiseren we nog, en welke zijn we kwijtgeraakt? Teamoverleggen, intervisie, het hardop delen van dilemma’s: dat zijn geen luxe bijkomstigheden. In een AI-gestuurde werkdag worden ze juist onmisbaarder.

Ten slotte

AI verandert de werkdag sneller dan veel organisaties beseffen. Niet alleen doordat taken sneller gaan, maar ook doordat informatie, toetsing, leren, schrijven en samenwerken anders worden georganiseerd. Daarmee verandert ook de rol van de interne communicatie en informatievoorziening. De afdeling communicatie heeft hier samen met informatievoorziening en HRM een nieuwe opdracht.

De vraag is: hoe helpt interne communicatie de organisatie om goed te blijven werken in een AI-omgeving? Daar zullen we als vakgenoten bij stil moeten staan. Ik ben op zoek naar de antwoorden. Organisaties hebben behoefte aan ondersteuning bij richting, verbinding, betrouwbare werkinformatie en nieuwe vormen van samenwerking. Precies de vier functies waar interne communicatie al sterk in zou moeten zijn. AI maakt een actuele invulling van die functies urgenter.

Huib Koeleman

Meer lezen? Lees ook: AI en de communicatieafdeling: van experiment naar vaste waarde en Stop met stapelen: bouw aan een kanaalstrategie die werkt.