Een coalitieakkoord is geen communicatieplan

De meeste gemeenten hebben een nieuw coalitieakkoord afgesloten. Akkoorden die richting geven aan het beleid van de komende jaren. Maar soms gaat het over bezuinigingen die de ambtenaren van die gemeenten direct kunnen raken. In de inleiding van het gloednieuwe Amsterdamse coalitieakkoord stond bijvoorbeeld één zin die opviel: de gemeente gaat krimpen en reorganiseren. Zes woorden, keurig ingebed tussen paragrafen over wonen en bestaanszekerheid. Voor de raad en de pers is dat een van de politieke keuzes. Voor de ambtenaren die dat akkoord in de pers en op intranet voorbij zagen komen, hadden die woorden een andere betekenis.

Afbeelding 1: Quote uit het coalitieakkoord van Amsterdam

Veel gemeenten bezuinigen

Amsterdam staat hier zeker niet alleen in. Bijna elke coalitie zoekt financiële dekking bij de eigen organisatie, maar niet allemaal even hard.

Rotterdam is het meest concreet. Naast investeringen wordt er structureel 60 miljoen euro per jaar bezuinigd op de gemeentelijke organisatie (oplopend richting 2030), plus nog eens 2 miljoen op onderhoud van de buitenruimte.

Den Haag doet het opvallendst: de coalitie denkt haar plannen grotendeels te kunnen dekken door fors te bezuinigen binnen de ambtelijke organisatie zelf, in plaats van bij inwoners of via lastenverhoging.

Wat ik tegenkwam bij andere gemeenten: veel coalities koppelen “bezuinigen op de organisatie” aan een tegenovergestelde belofte, namelijk “versterken van de ambtelijke organisatie” of “investeren in soft skills en cultuur”. Dat is op papier een beetje tegenstrijdig: minder mensen en minder geld, maar wel een cultuuromslag van “ja, mits” naar “nee, tenzij”. Boodschappen die voor verwarring kunnen zorgen.

Het akkoord als uitkomst van onderhandelingen

Kern van het probleem: een coalitieakkoord is een politiek onderhandelingsdocument, geschreven voor de gemeenteraad en de pers, niet voor je eigen medewerkers. En toch moet het de basis worden van wat honderden of duizenden ambtenaren de komende vier jaar gaan doen. Die vertaalslag gaat bijna overal mis, en dat zie je terug in wat we net vonden: Amsterdam schrijft droogjes “de gemeente gaat krimpen en reorganiseren” in een tekst die bedoeld is voor de raad, en dat zinnetje komt dan via een intranetbericht of nieuwsbrief bij medewerkers terecht zonder enige duiding. Dat is vragen om onrust.

Wat de meeste gemeenten doen

Ik heb bijgehouden hoe verschillende gemeenten hun coalitieakkoord intern communiceren, en er zit best een patroon in. Grofweg de volgende stappen.

Informeren

Meteen na de presentatie stuurt de gemeentesecretaris of het college een interne boodschap. Niet de tachtig pagina’s zelf, maar een duiding: wat betekent dit voor onze organisatie, wat blijft hetzelfde, waar komen nieuwe accenten, wat merk je de komende maanden. Doel: rust en richting, niet volledigheid.

Doorvertalen

Daarna begint het echte werk, de vertaling naar de organisatie. Het akkoord wordt omgezet in een uitvoeringsprogramma of concernplan, en dat weer in directieplannen, afdelingsplannen. Een soort estafette door de hele organisatie heen. Dat vraagt regie op de doorvertaling en de terugkoppeling hiervan. Kloppen de doorvertalingen met de intentie? Uiteindelijk wordt het concreet gemaakt in jaarplannen, teamdoelen en individuele resultaatafspraken.

Betekenis geven

De meeste gemeenten stoppen niet bij een intranetbericht. Zij organiseren managementbijeenkomsten, roadshows van college of directie, gesprekken binnen teams. Leidinggevenden krijgen een kernboodschap, een Q&A en een gesprekskaart, zodat elk team zelf kan bespreken wat het coalitieakkoord voor hun werk betekent; vakinhoudelijk, en bij bezuinigingen ook in formatie.

Juist bij mogelijke personele gevolgen moet dat gesprek niet alleen gaan over de inhoud, maar ook over de onzekerheid die medewerkers ervaren. Leidinggevenden hoeven niet alle antwoorden te hebben, maar zij moeten wel kunnen uitleggen welke stappen nog volgen, wanneer er meer duidelijkheid komt en waar medewerkers terecht kunnen met hun vragen.

Dagelijks werk

Na een paar maanden verdwijnt het akkoord zelf naar de achtergrond en gaat de communicatie over de losse opgaven: woningbouw, dienstverlening, veiligheid, participatie. Logisch, want medewerkers herkennen hun eigen werk veel beter in een concreet project dan in een politiek document. En de sterkste gemeenten koppelen daarna regelmatig terug wat er is gerealiseerd, welke projecten lopen en waar ze tegenaan lopen. Niet als politieke verantwoording, maar als organisatieontwikkeling.

Aandachtspunten

Bovenstaande aanpak werkt prima als het coalitieakkoord beleidsinhoudelijke accenten verlegt. De aanpak vraagt om extra aandacht als het ook gaat over arbeidsplaatsen. Een paar dingen die ik zou doen, met mijn eigen verandercanvas als uitgangspunt.

Timing: begin niet pas bij de presentatie.

De formatie duurt maanden. Als de eerste keer dat medewerkers iets horen het moment is dat het akkoord in de krant staat, ben je te laat. Zet vanaf de start van de formatie al een kort lijntje open: “er wordt onderhandeld, dit zijn de thema’s die spelen, zodra er iets concreets is horen jullie het als eerste.” En zorg dat er bij een mogelijke personele bezuiniging een veranderteam klaarstaat die kan zorgen voor een zorgvuldig proces.

Begin bij de vraag die iedereen stelt, niet bij het akkoord zelf.

Het Verandercommunicatiecanvas werkt vanuit de doelgroep terug. Medewerkers willen niet weten wat er in het akkoord staat, ze willen weten wat het voor hún werk, team en toekomst betekent. Dus niet het hele document doorsturen of samenvatten, maar per grote lijn (wonen, bezuiniging, dienstverlening) vertalen naar: wat verandert er voor jou, wanneer, en wat weten we nog niet.

Transparantie en eerlijkheid.

Zeker bij bezuinigingen op de eigen organisatie kun je (nog) niet alles delen, vaak zijn de details nog niet uitgewerkt op het moment dat het akkoord gepresenteerd wordt. Dat is prima, zolang je dat benoemt. Wat niet kan, is doen alsof er niks aan de hand is tot de reorganisatie ineens concreet wordt.

Het is belangrijk om duidelijkheid te geven over het proces. Bij de presentatie van een coalitieakkoord weet je vaak nog niet welke functies verdwijnen of welke teams worden geraakt. Wat je meestal wél weet, is hoe de besluitvorming verloopt. Welke stappen volgen? Wanneer worden keuzes gemaakt? Welke rol hebben ondernemingsraad en vakbonden? Welke uitgangspunten hanteert de gemeente, bijvoorbeeld eerst natuurlijk verloop of interne mobiliteit? Die proceszekerheid haalt de onzekerheid niet weg, maar voorkomt dat medewerkers zelf het verhaal gaan invullen.

De leidinggevende is het belangrijkste kanaal, niet het intranet.

Een coalitieakkoord landt op de werkvloer via de teamleider, niet via een nieuwsbericht. Dus voordat je iets breed communiceert, rust je leidinggevenden toe: geef ze een simpele toelichting, laat ze weten wat ze wel en niet kunnen zeggen, bereid ze voor op vragen uit hun teams en organiseer een moment om vragen te beantwoorden voordat medewerkers het via de krant lezen.

Kijk met de kleuren van De Caluwé naar de mismatch.

Een coalitieakkoord met bezuinigingen is typisch geel- en blauwdruk geschreven: macht, structuur, polderen en cijfers. Maar je hebt de organisatie mee nodig via rood (wat levert het jou op, wat is de deal) en groen (leren, meebewegen). Als de communicatie alleen de blauwdruktaal herhaalt (“we gaan 60 miljoen bezuinigen, klaar”), verlies je iedereen. Vertaal het dus naar wat het voor de manier van werken betekent, niet alleen naar de euro’s.

Communicatie is geen eenmalige actie

De communicatie over het coalitieakkoord is niet een project met een begin en een eind. In werkelijkheid duurt de communicatie net zo lang als de bestuursperiode. Bij ieder nieuw project, iedere begroting, iedere reorganisatie en iedere beleidswijziging kan opnieuw de verbinding worden gelegd met de oorspronkelijke ambities uit het coalitieakkoord. Zo blijft de koers herkenbaar en krijgen medewerkers steeds opnieuw antwoord op dezelfde vraag: waarom doen we dit eigenlijk?

Dat vraagt niet om steeds nieuwe campagnes, maar om consistente communicatie. Leidinggevenden die de verbinding blijven leggen. Projectleiders die uitleggen hoe hun project bijdraagt aan de bredere koers. Communicatieprofessionals die helpen om die rode draad zichtbaar te houden.

Terug naar het begin

“De gemeente gaat krimpen en reorganiseren” lijkt een simpele beleidswijziging. Maar vraagt om aandacht voor de consequenties voor mensen en hun werk. Bij mededelingen met deze impact betekent het dat je niet wacht tot alle besluiten zijn genomen. Communicatie begint niet wanneer alle antwoorden bekend zijn, maar op het moment dat medewerkers zich zorgen gaan maken. Vanaf dat moment hebben zij recht op eerlijkheid, op duidelijkheid over het proces en op de zekerheid dat zij niet via geruchten of de krant hoeven te ontdekken wat hun toekomst wordt.

Bouw je communicatie niet vanuit het document, maar vanuit de vragen die een medewerker uiteindelijk moet kunnen beantwoorden: waarom doen we dit, wat betekent dit voor mijn team, en wat verwacht de organisatie nu van mij? Zolang die tweede en derde vragen onbeantwoord blijven, ben je niet klaar, ook al staat het intranetbericht er nog zo mooi bij.

Huib Koeleman