Wat staat in een jaarplan interne communicatie?

Aan het einde van het jaar (of het begin van het nieuwe) is het weer goed om de balans op te maken en plannen uit te werken voor het komend jaar. Het helpt als je die plannen omzet in een jaarplan interne communicatie met bijbehorende begroting en inzet van de mensen. In mijn blog ‘Checklist jaarplan interne communicatie‘ beschreef ik al het proces om tot een jaarplan te komen. Maar hoe ziet zo’n plan eruit? Welke hoofdstukken zitten er in? In dit (geactualiseerde) blog geef ik een voorbeeld.

Een goed jaarplan ontstaat natuurlijk niet door alleen een hoofdstukindeling te volgen. Daar gaan een paar stappen aan vooraf. Eerst breng je de koers van de organisatie en de opgaven voor interne communicatie in kaart. Vervolgens prioriteer je de veranderprojecten en bepaal je in het communicatieportfolio waar je als team je capaciteit aan wilt besteden.

Daarmee ontstaat een logische route:

• Hoe maak je een jaarplan? → de aanpak in negen stappen
• Hoe prioriteer je veranderprojecten? → goud, zilver en brons
• Hoe verdeel je de capaciteit van het team? → het communicatieportfolio
• Hoe schrijf je het uiteindelijke jaarplandocument? → daar gaat dit blog over.

Je begint bij het schrijven van het jaarplan dus niet met een leeg vel. Een aantal keuzes is al gemaakt. In dit blog laat ik zien waar die keuzes in het jaarplan terechtkomen en welke hoofdstukindeling je daarvoor kunt gebruiken.

Het IC-canvas als basis

Een goede basis voor je jaarplan vormt het Interne Communicatie Canvas (IC-canvas). In dat canvas heb je de visie, doelen en thema’s voor interne communicatie op een rij gezet en besproken met de directie. (Zie ook het boek Interne Communicatie) De visie en doelen van interne communicatie zullen ook voor het komend jaar hetzelfde zijn. Andere onderdelen van het canvas, zoals de thema’s, kun je verder specificeren voor het komend jaar. In deze checklist staat een voorbeeld van een jaarplan interne communicatie, die het IC-canvas als basis heeft.

Vuistregel:

IC-Canvas = waar staan we voor en waar willen we naartoe?
Jaarplan = wat doen we dit jaar concreet om daar te komen?

Hier een voorbeeld van een hoofdstukindeling. Die is natuurlijk niet in beton gegoten, maar het sluit mooi aan bij de strategie van de organisatie en het bestaande interne communicatiebeleid.

0. Managementsamenvatting

• Kernopgave voor dit jaar
• Belangrijkste keuzes en prioriteiten
• Hoofdaccenten in inzet en capaciteit

Handig om voor het MT een samenvatting met de hoofdactiviteiten aan te geven.

1. Aanleiding en positionering jaarplan

• Relatie met organisatiekoers en jaarplannen
• Relatie met IC-canvas (strategisch kader)
• Wat dit jaarplan wel en niet is

Hier beschrijf je een korte plaatsbepaling van het jaarplan. Door de relatie met de organisatiekoers en de organisatiejaarplannen aan te geven, en de relatie met het IC-canvas geef je duidelijk aan dat je doorbouwt op eerder gemaakte keuzes.

2. Strategisch vertrekpunt

• Context en organisatieontwikkelingen
• Belangrijkste trends (bijv. AI, hybride werken)
• Relevante inzichten uit SWOT / IC-scan

Begin met het in kaart brengen van de huidige situatie van je organisatie en waar je naartoe wilt in een bepaalde periode. Maak gebruik van de contextbeschrijving uit het IC canvas

3. Doelstellingen interne communicatie voor dit jaar

• Afgeleide jaardoelen vanuit strategische IC-doelen
• Specifieke doelen bij bijzondere gebeurtenissen
• Specifieke thema’s

Formuleer duidelijke doelstellingen voor je interne communicatie. Gebruik hierbij de doelstellingen van het canvas, aangevuld met specifieke doelen voor dat jaar. (jubilea, verhuizing, nieuw beleid regering etc.) . Geef ook aan welke doelen je wil bereiken voor belangrijke thema’s of projecten. Maak doelstellingen SMART en koppel ze aan organisatiedoelen. Formuleer IC-doelen het liefst in termen van gewenst gedrag of beleving, niet alleen bereik of tevredenheid.

4. Doelgroepen

• Overzicht interne doelgroepen en persona’s
• Accentverschuivingen dit jaar
• Specifieke aandacht voor sleutelgroepen (bijv. leidinggevenden)

Beschrijf de doelgroepen; gebruik hier de persona’s uit het IC-canvas. Benoem ook interne doelgroepen die vaak vergeten worden, zoals teamleiders, OR, stagiairs of projectgroepen. En welke groepen krijgen dit jaar extra aandacht (en waarom).

5. De communicatiemix:

• Huidige mix: wat werkt, wat niet?
• Verbeter- en vernieuwacties
• Keuzes in kanalen, middelen en tools (incl. AI)

Geef kort de huidige interne communicatiemix weer. Wat werkt goed en wat kan beter? Identificeer knelpunten en kansen voor verbetering. Geef duidelijk de acties voor een vernieuwingsvoorstel aan, bv. meer interactieve vormen of inzet van visuele content / AI-tools.

6. Het communicatieportfolio

• Vaste communicatieactiviteiten

In het communicatieportfolio breng je al het werk van het communicatieteam bij elkaar. Maak in het jaarplan zichtbaar welke verdeling je nastreeft over de zes soorten werk: ingeplande veranderprojecten, onverwachte projecten, continu werk, service, investeringen in communicatie en teamontwikkeling.

Neem bij de veranderprojecten de eerder gemaakte verdeling in goud, zilver en brons over. Zo wordt zichtbaar welke projecten intensieve communicatieondersteuning krijgen en bij welke projecten de ondersteuning beperkter is. Vaste communicatieactiviteiten, zoals intranet, nieuwsbrieven en terugkerende bijeenkomsten, vallen binnen het continu werk.

Het communicatieportfolio hoeft in het jaarplan geen uitgebreide onderbouwing meer te krijgen. Die afweging heb je eerder gemaakt. Laat vooral de gewenste verdeling van de capaciteit zien en licht opvallende keuzes kort toe..

7. Planning per kwartaal

• Thema- en projectgebonden activiteiten
• Globale planning en mijlpalen

Zet de belangrijkste werkzaamheden vervolgens globaal uit over de vier kwartalen. Wanneer vragen de goudprojecten veel communicatiecapaciteit? Wanneer staan grote organisatiebrede bijeenkomsten of jaarlijks terugkerende activiteiten gepland? En wanneer wil je tijd vrijmaken voor investeringen in de communicatie zelf?

Neem in deze planning in ieder geval op:

• de belangrijkste goud- en zilverprojecten;
• grote mijlpalen en communicatiemomenten;
• belangrijke activiteiten uit het continu werk;
• investeringen in communicatie (zoals vernieuwe intranet);
• verwachte pieken in de benodigde capaciteit.

Houd de jaarplanning op hoofdlijnen. De precieze boodschappen, interventies en middelen voor een veranderproject horen thuis in de communicatieaanpak van dat project. Door hier per kwartaal te plannen, zie je vooral waar projecten en activiteiten elkaar in de tijd raken en waar knelpunten in de capaciteit kunnen ontstaan.

De kwartaalplanning is bovendien niet definitief. Projecten lopen uit, nieuwe vragen komen erbij en prioriteiten kunnen veranderen. Gebruik de planning daarom ieder kwartaal opnieuw bij het bespreken en bijstellen van het communicatieportfolio.

8. Capaciteit en rollen

• Verdeling capaciteit
• Wie is waarvoor verantwoordelijk

Een jaarplan wordt pas realistisch als je de ambities naast de beschikbare capaciteit legt. Geef daarom aan hoeveel capaciteit het team beschikbaar heeft en hoe die zich verhoudt tot de gewenste verdeling in het communicatieportfolio.

Maak ook duidelijk welke rollen nodig zijn. Denk aan strategisch advies, projectcommunicatie, redactie, contentproductie en ondersteuning of coaching van leidinggevenden. Bij goud-, zilver- en bronsprojecten kan de intensiteit van die ondersteuning verschillen.

Je hoeft niet voor het hele jaar ieder uur per medewerker vast te leggen. Een realistische capaciteitsraming voor de belangrijkste soorten werk en projecten is voldoende. Per kwartaal kun je die verder aanscherpen.

9. Budget

• Beschikbare budget
• Wie verantwoordelijk is voor beheer van het budget

Maak apart zichtbaar welk budget beschikbaar is voor de uitvoering van het jaarplan. Maak daarbij onderscheid tussen het reguliere communicatiebudget, budget voor investeringen in communicatie en communicatiebudgetten die bij programma’s of veranderprojecten zijn ondergebracht.

Maak ook duidelijk wie het budget beheert. Worden communicatiekosten betaald uit het centrale communicatiebudget of beschikt een programma of veranderproject over een eigen communicatiebudget? Vooral bij goudprojecten kan dat verschil behoorlijk uitmaken voor wat communicatie kan leveren.

10. Monitoring en evaluatie jaarplan interne communicatie:

• KPI’s en meetmethoden
• Dashboard en evaluatiemomenten
• Hoe leren en bijsturen is georganiseerd

Hoe ga je meten of je plan succesvol is? Geef daarbij aandacht aan input (wat gaan we doen), output (hoeveel mensen denken we te bereiken) en outcome (wat voor kennis, houding of gedragsverandering wil je bereiken).

Maak bij monitoring onderscheid tussen drie niveaus: inzet, output en effect. Bij inzet kijk je bijvoorbeeld naar de werkelijke verdeling van de communicatiecapaciteit over de zes soorten werk. Bij output kijk je naar wat het team heeft gerealiseerd voor de verschillende projecten. Bij effect gaat het om wat de communicatie bij medewerkers heeft bereikt.

Het dashboard communicatieportfolio kan worden gebruikt om inzet en output ieder kwartaal te volgen. Voor het meten van effecten zijn aanvullende indicatoren en onderzoek nodig.

11. Slot: afspraken en vervolg

• Waar spreken we elkaar op aan?
• Hoe en wanneer wordt het jaarplan geactualiseerd?

Plan ieder kwartaal een moment om het communicatieportfolio en de planning te bespreken. Waar ging de capaciteit werkelijk naartoe? Welke projecten vroegen meer of minder inzet dan verwacht? Welke nieuwe projecten komen eraan? En passen onze prioriteiten nog bij wat de organisatie nodig heeft? Gebruik het dashboard communicatieportfolio om dat gesprek te ondersteunen.

Stel op basis daarvan de kwartaalplanning en zo nodig het communicatieportfolio bij. Zo blijft het jaarplan gedurende het jaar een stuurinstrument en wordt het geen document dat na januari vooral in een map staat.

Stel procesafspraken vast, zoals: ‘Er is een kwartaalgesprek over IC tussen directie en communicatie.’ Het gebruik van een dashboard dat elk kwartaal wordt besproken, kan hierbij helpen. Pas je plan indien nodig aan.

Ten slotte

Met deze hoofdstukindeling is het jaarplandocument uiteindelijk vooral de weerslag van keuzes die je eerder hebt gemaakt. De organisatiekoers bepaalt waar communicatie aan moet bijdragen. De prioritering in goud, zilver en brons bepaalt welke veranderprojecten de meeste aandacht krijgen. Het communicatieportfolio maakt zichtbaar waar je als team je capaciteit aan wilt besteden. In het jaarplan breng je die keuzes bij elkaar en vertaal je ze naar het komende jaar.

Daarmee is het plan ook nooit helemaal af. Ieder kwartaal kijk je opnieuw naar projecten, capaciteit en resultaten en stel je bij waar dat nodig is.

NB: Deze hoofdstukindeling is gebaseerd op de stappen die ik heb beschreven in deze checklist. En die checklist bouwt weer voort op het IC-canvas. Zo hangt alles samen.

Huib Koeleman

Geactualiseerd augustus 2026

Dit blog verscheen eerder op deze site en is in augustus 2026 grondig bijgewerkt. De aanpak is uitgebreid met projectprioritering, het communicatieportfolio en kwartaalsturing